Fichiers bureautiques, documents métiers et contenus Teams/SharePoint et autres espaces collaboratifs : les entreprises accumulent au fil du temps des volumes importants de documents numériques, souvent conservés sans règles de gestion clairement définies
Résultat : un vrac numérique qui coûte cher aux organisations et expose à des risques de non-conformité réglementaire. Données personnelles non maîtrisées (RGPD), durées de conservation non respectées, difficultés à produire les bons justificatifs en cas de contrôle ou de contentieux, informations introuvables, doublons et stockage qui explose.
Autrement dit : un risque juridique et opérationnel, et une perte de temps quotidienne pour les équipes.
En 2025, le traitement du vrac numérique s’inscrit pleinement dans les démarches de gouvernance de l’information : 78 % des organisations déclarent avoir des projets en cours ou prévus, selon Archimag, avec une préférence croissante pour des approches pragmatiques et progressives.
Le vrac numérique se caractérise par la dispersion des fichiers, la présence de doublons, de versions concurrentes et la conservation de documents sans règles partagées. À la clé : des conséquences opérationnelles et réglementaires significatives
Difficulté à identifier la version de référence, fragilisant certaines décisions ou positions juridiques ; Non-application des durées de conservation, entraînant sur-conservation et exposition au RGPD ; Dégradation de la traçabilité et complexité accrue en cas d’audit ; Augmentation des volumes stockés et des coûts associés (stockage, sauvegarde, sécurisation) ; Perte d’efficacité des équipes, liée à la recherche d’information et à la gestion de versions multipl
Traiter le vrac numérique, c’est qualifier, appliquer des règles de conservation, et supprimer de manière maîtrisée ce qui n’a pas vocation à être conservé, avec une démarche progressive, sur un périmètre pilote.
Chez helbor BPO, nous traitons le vrac numérique avec une approche pragmatique, adaptée à votre niveau de maturité et à l’ampleur du vrac constaté
Selon le besoin, nous intervenons avec nos experts en gestion documentaire et, lorsque c’est pertinent, nous mobilisons des solutions partenaires pour accélérer les résultats.
Cartographier les contenus
Définir les règles de tri et de conservation
Le SAE certifié pour maîtriser le cycle de vie et la valeur probante de vos a
Préparer la gouvernance documentaire
Dans les environnements Microsoft 365, le vrac numérique se concentre souvent au sein des espaces SharePoint, Teams ou Outlook. Grâce à l’intégration de SoDoc au sein de helbor BPO, nous pouvons intervenir directement dans votre écosystème collaboratif pour :
Difficulté à identifier la version de référence, fragilisant certaines décisions ou positions juridiques ; Non-application des durées de conservation, entraînant sur-conservation et exposition au RGPD ; Dégradation de la traçabilité et complexité accrue en cas d’audit ; Augmentation des volumes stockés et des coûts associés (stockage, sauvegarde, sécurisation) ; Perte d’efficacité des équipes, liée à la recherche d’information et à la gestion de versions multipl
Structurer les espaces documentaires ; Appliquer des règles de gestion et de cycle de vie ; Qualifier les contenus via des métadonnées adaptées ; Accompagner vos équipes dans l’adoption de pratiques durables. Cette capacité complète notre approche méthodologique en apportant une réponse opérationnelle adaptée à vos environnements Microsoft 365.
Gérez et valorisez vos fonds documentaires (Records Management)
Le SAE certifié pour maîtriser le cycle de vie et la valeur probante de vos archives
Connectez et orchestrez vos flux documentaires
Préparer la gouvernance documentaire