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Tout savoir sur l'expertise

La numérisation : de la dématérialisation à l’automatisation du traitement des documents

Chez helbor BPO, notre service de numérisation va bien au-delà de la simple conversion des documents papier en fichiers numériques. Grâce aux technologies d’imagerie avancées, nous extrayons les données pour les trier, classer, intégrer, rechercher et synthétiser de manière efficace. Chaque document devient ainsi une ressource digitale pleinement exploitable. La numérisation s’inscrit dans un processus complet personnalisé selon vos besoins : Audit documentaire, préparation, numérisation, extraction automatique des données (LAD/RAD/OCR), restitution des originaux papiers, mise à disposition des copies numériques, versement dans votre SI, etc.  Nos équipes d’experts, fortes de compétences variées et multisectorielles, vous accompagnent à chaque étape de votre projet pour un service sur-mesure et adapté à vos enjeux !

Automatisez le traitement de vos documents grâce à la numérisation intelligente

Extraction des données - OCR

Nous automatisons les tâches répétitives et complexes à l'aide d'outils tels que la reconnaissance optique de caractère (OCR). Cette technologie permet d'extraire et de convertir le contenu de vos documents en données exploitabl

Automatisation des tâches documentaires - RAD/LAD

Nous intégrons des outils de reconnaissance automatique de documents (RAD) et de lecture automatique de documents (LAD), permettant de catégoriser et trier automatiquement les fichiers selon leur contenu.

Optimisation des flux

Grâce aux solutions de tri automatisé et des capacités de segmentation (via des codes-barres, QR-code, etc.) la numérisation intelligente optimise la gestion des documents. Cela permet d'intégrer les documents numérisés directement dans vos applications métiers, facilitant ainsi leur traitement et leur accès

OCR, RAD, LAD : de quoi parle-t-on ?

Une simple numérisation transforme le papier en image. Une numérisation intelligente transforme vos documents en données prêtes à l’emploi. OCR : Détecte automatiquement les caractères présents sur les documents (textes manuscrit ou numériques, numéros, dates…) et les convertit en données numériques. Cela permet d’interroger, copier ou traiter un document sans le ressaisir. RAD : Identifie la nature du document (facture, contrat, courrier, etc.) en analysant sa structure et ses éléments visuels (logo, emplacement, format…) afin de faciliter le classement automatique. LAD : Extrait les informations utiles du document (ex. : montant, nom, référence) et les structure selon vos règles métier préparant ainsi les données pour une intégration directe dans vos SI. Résultat : vos documents entrent dans votre système métier déjà triés, qualifiés et exploitables, sans manipulation intermédiaire. Un gain en temps, en précision, et en efficacité dès la réception

Quels sont les différentes types de numérisation de documents possibles ?

Numérisation standard	Numérisation fidèle
La numérisation standard ne donne qu’une valeur de simple copie au document numérisé. L’original papier doit être conservé pendant sa durée légale.
La copie numérique est conforme à l’original papier et peut être utilisée dans une GED. Elle permet une consultation quotidienne et facilite la gestion documentaire.
Numérisation de livres ou de plans	Cette méthode permet de préserver les documents volumineux ou anciens tout en facilitant leur accès numérique.
Externalisation des archives papier	Pour gagner de la place, les archives papier peuvent être confiées à des sites de conservation spécialisés.

Créez des copies numériques à vocation probatoire (norme NF Z42-026)

La norme NF Z42-026  détaille les 4 critères qui viennent s’ajouter à la chaîne de numérisation classique. Ces critères sont nécessaires à la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fiable : Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation probante : tests des capacités et limites des outils de production sur chaque y de documents afin d’identifier les risques en termes de fidélité (résolution, colorimétrie…). Justification de la fiabilité de la numérisation probante : création d’un PV de conformité de la chaîne de numérisation dans lequel sont formalisés les résultats de la qualification (définition du lot, profil retenu, livrables numériques, contrôles réalisés…). Mise en place d’un système complet de traçabilité sur l’ensemble des opérations de numérisation probante (préparation, numérisation, post-numérisation et justification) dans le but de constituer des pistes d’audit et également de démontrer la conformité de la numérisation fidèle. Mise en œuvre des moyens cryptographiques afin d’assurer l’intégrité des copies numériques (empreinte, horodatage et cachet électronique). Conservation dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) : la norme conseille de produire une attestation de numérisation récapitulant tous les éléments de preuve et de conserver celle-ci dans un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire. L’ensemble des livrables (copies numériques, métadonnées, éléments de preuve…) doivent également être préservés dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire (NF Z42-013).